In der Regel ist der Fachwart für Öffentlichkeitsarbeit der bestinformierte Mann, was die Belange des Vereins anbelangt. Das ergibt sich allein schon aus seiner Aufgabe. Er muss "an allen Fronten" aktiv werden oder wird aus den Abteilungen des Vereins heraus informiert, um diese Informationen aufbereitet an die Öffentlichkeit weitergeben zu können.
Damit diese Aufgabe angemessen und erfolgreich bewältigt werden kann, sollte man einige Voraussetzungen erfüllen. Diese Voraussetzungen kann man lernen und bringen, wenn man sie ernsthaft verfolgt, Spaß an der Arbeit. Übrigens: Es sind wesentlich mehr Personen zu dieser Aufgabe fähig, als man meinen könnte, denn man wächst mit seiner Aufgabe. Dennoch kommt für eine solche Aufgabe sicherlich nicht jeder in Frage. Bestimmte Talente sollte man zumindest ansatzweise mitbringen. Der Rest kommt mit wachsender Erfahrung.
1. Man sollte die deutsche Sprache einigermaßen beherrschen und Computerkenntnisse besitzen!
Gemeint ist hier in erster Linie die deutsche Schriftsprache. Aber keine Angst! Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung im Office-Programm des PC's erleichtern doch einiges. Damit ist eine weitere Voraussetzung genannt: Der Zugriff auf einen und der Umgang mit dem Computer sind in unserer modernen Zeit in der Öffentlichkeitsarbeit unerlässlich. Sollten z.B. in Berichten für die Zeitung hier und da dennoch Fehler stecken, werden sie bei der redaktionellen Überarbeitung durch den zuständigen Redakteur beseitigt. Ansonsten gilt: Wer beim Aufsatzschreiben in der Schule nicht allzu schlecht war, braucht keine Angst vor dieser Aufgabe haben.
2. Kontakte zu Redaktionen pflegen!
Dieser wichtige Punkt braucht den potentiellen Wart für Öffentlichkeitsarbeit ebenfalls nicht verängstigen. Kontakte zu Redakteuren von Zeitung oder Regionalradio ergeben sich nämlich meistens automatisch in der Arbeit selbst. Man wird z.B. nicht daran vorbeikommen, hin und wieder mit Redakteuren zu telefonieren oder man trifft sie auf Veranstaltungen, Turnieren usw. Man sollte dann den Small Talk suchen. Wenn die Chemie dann auch noch stimmt, ist eine gute Zusammenarbeit vorprogrammiert.
Einen Vorteil hat dabei der Öffentlichkeitsarbeiter: Redakteure sind auf die Mitarbeit von außerhalb angewiesen! Die Lokalseiten der Zeitungen z.B. wollen vielfältig informieren. Die Redaktionen können gar nicht über alle Ereignisse im Erscheinungsgebiet der Zeitung informiert sein und haben auch nicht genügend Redakteure, um alles Wissenswerte zu verarbeiten. Sie brauchen "Futter" von anderen! Deshalb wird man nicht selten als Fachwart für Öffentlichkeitsarbeit regelrecht hofiert. Außerdem ist es sinnvoll, zu öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen, bei denen eine ausführliche Berichterstattung nötig ist, einen Redakteur einzuladen, der dann den ganzen Bericht (auch mit Fotos) erstellt. Man selbst steht dabei lediglich als Informant für wichtige Details zur Verfügung.
3. Viel ist nicht immer gut!
Es gibt Ereignisse, bei denen es aus dem Öffentlichkeitsarbeiter nur so "sprudelt", so interessant sind sie. Aber Vorsicht! Zu lange Berichte werden schnell beim Leser zum Langweiler, obwohl man sie selbst für hoch interessant hält. In der Kürze liegt häufig die Würze! Man muss sich zwingen, Details, über die man ein ganzes Kapitel schreiben könnte, zusammenzufassen. Man sollte die "Kunst" beherrschen, solche Sachverhalte auch in zwei bis drei Sätzen zusammenzufassen.
Außerdem steht den Redaktionen meistens nicht genügend Platz für lange Berichte zur Verfügung. Dann müssen sie den mühsam erarbeiteten Bericht kürzen. Und, wie das geschieht, hat der Vereinsmitarbeiter nicht mehr in der Hand. Meistens wird von hinten gekürzt, also vielleicht die letzten beiden Abschnitte einfach weggelassen. Hat man gerade dort wichtige Informationen abgelegt, hat man Pech gehabt. Alles, was wirklich wichtig ist, gehört also nach vorne!
4. Nach den "W-Fragen" vorgehen!
"Das 5:0 erzielte (was) Peter Schnabel (wer) in der 60. Minute (wann) mit seinem 'Allerwertesten' (wie)" Das ist ein Kurzbeispiel, wie man als "Schreiberling" vorgehen sollte. Diese W-Fragen sollten in einem längeren Bericht möglichst vorne schon beantwortet sein. Es hat also keinen Zweck, z.B. den Termin (wann) für eine wichtige Veranstaltung (was) im fünften Abschnitt erst zu bringen. Wird in der Redaktion gekürzt, ist diese Info eventuell weg.
5. Mit der Digitalkamera richtig umgehen!
Zwar würden Redaktionen auch noch mit einer Analogkamera erzeugte Fotos verarbeiten, jedoch ist diese Art des Fotografierens heute out. Digital fotografieren hat wesentliche Vorteile. Die Fotos brauchen nicht mehr entwickelt und mit der Post zur Redaktion verschickt werden. Und die Redaktion selbst kann die per E-Mail als Anhang verschickten Fotos leicht digital in den Seiten verarbeiten. Eine wesentliche Arbeitserleichterung für beide Seiten!
Der Wart für Öffentlichkeitsarbeit benötigt nicht unbedingt eine teure digitale Spiegelreflexkamera, eine Kompaktkamera, die man heute schon recht kostengünstig erhalten kann, reicht vollkommen. Fotos von Handys sind wegen zu geringer Auflösung und deshalb mangelnder Qualität nicht geeignet. Will der Öffentlichkeitsarbeiter jedoch auch Sportszenen fotografieren und verarbeiten, ist eine Kompaktkamera mit geeigneter Megapixelzahl und vor allem größerem optischen Zoom (z.B. 10x oder 12x) vonnöten. Mit dem eingebauten automatischen Sportprogramm sind auch von Foto-"Amateuren" gute Fotos zu machen. Solche Kameras sind etwas teurer, aber immer noch erschwinglich. Der Verein selbst könnte dem zuständigen Fachwart eine solche Kamera finanzieren.
Anfänger machen häufig den Fehler, dass sie das abzulichtende Objekt in allzu großem Abstand von ihm fotografieren. Eine Gruppe, Mannschaft usw. sollte z.B. den Sucher/das Display komplett ausfüllen. Also, nahe genug an das Objekt herantreten! Ansonsten kann es passieren, dass die Redaktion das Foto an den Rändern großzügig beschneiden muss, damit das Objekt alleine abgebildet bleibt. Dann muss es aber anschließend vergrößert werden, damit es nicht zu klein erscheint. Diese Vergrößerung ist häufig qualitativ zu schlecht, um veröffentlicht werden zu können.
Ansonsten gilt: Man muss bei den standardmäßigen Automatikprogrammen kein Fotoprofi sein, um als Fachwart für Öffentlichkeitsarbeit gut dazustehen! Schnelles Erfahrungen-Sammeln tut sein Übriges.
6. Fotos verarbeiten und verwalten
Hat man auf diese Weise erst einmal Lust am Fotografieren gewonnen, kommen im Laufe der Zeit viele von ihnen für den Verein zusammen, zumal man sich bei der Digitalfotografie bei jeder Gelegenheit gleich eine ganze Menge Ablichtungen erlauben kann, ohne groß über Kosten nachdenken zu müssen. Sind einige Fotos "nichts geworden", löscht man sie einfach. Und was geschieht mit den übrigen?
Diese sind längst nicht immer optimal. Einmal fehlt es etwas an Schärfe oder Kontrast, ein anderes Mal erscheinen sie zu dunkel oder zu hell. Da hilft ein Foto-Bearbeitungsprogramm, wovon eine ganze Reihe kostenlos im Internet zum Download angeboten wird. Die kostenlosen Programme reichen für unsere Zwecke allemal. Außerdem sind sie nach einer kleinen Eingewöhnungszeit leicht zu bedienen. Es lohnt sich wirklich, ein solches Programm zu verwenden, denn Fotos für den Verein sind auch für die Zukunft gedacht und lassen sich massenhaft im dem Computer speichern. Ein weiterer Vorteil der Digitalfotografie!
In einigen dieser Helfer ist zudem noch ein Foto-Verwaltungsprogramm integriert, mit dessen Hilfe der Öffentlichkeitsarbeiter die zahlreichen Aufnahmen leicht in Ordnern ablegen und z.B. nach Jahr, Monat und Anlass verwalten kann. Fotos als auch Ordner lassen sich später leicht verschieben oder umbenennen. Der Wart für Öffentlichkeitsarbeit muss schließlich auch an die Archivierung denken, die im Computerzeitalter leicht möglich ist. Spätere Generationen im Verein werden es ihm danken.
7. Anlage einer Vereins-Chronik
Wenn der zuständige "Schreib-, Foto- und Computerspezialist" erst einmal diesen Stand erreicht hat, ist der Weg zur Führung einer einseh- und nachlesbaren Vereinschronik frei! Ausgewählte Fotos und auch Texte zu jedem Anlass lassen sich mit dem Office-Programm des PC's z.B. in DIN A4-Seiten einbinden, ausdrucken und in entsprechenden Jahresordnern veröffentlichen. Zum Schutz sollten die Seiten in Klarsichthüllen gesteckt werden.
Die Archivierung allen Materials nur auf dem PC könnte z.B. zur Veröffentlichung späterer Jubiläumschroniken an sich reichen. Jedoch ist es für Vereinsmitglieder sehr interessant, zumal für die etwas älteren, immer wieder Einblick in eine ausgedruckte und ständig erweiterte Chronik zu erhalten. Auch die Jungen interessieren sich schließlich dafür, was denn mit ihnen und mit dem Verein vor einigen Jahren passiert ist. So lassen sich z.B. auch "historische Streitfälle" schnell durch einen Blick in die Vereinschronik lösen.
Die im PC archivierten Fotos lassen sich schnell per Drag und Drop auf die Seiten ziehen und durch Ziehen an den Eckpunkten in die jeweils gewünschte Größe verwandeln. Mithilfe des Zeichenprogramms in der Office-Anwendung lassen sich ebenfalls ansehnliche Ausschmückungen durch die Verwendung von WORD-Art (in WORD), die Einbindung von Cliparts oder den Gebrauch von Autoformen, wie geometrische Figuren, die als Rahmen dienen, erreichen. Durch etwas Übung mit diesen Werkzeugen wird die Chronik wahrlich eine kleine Augenweide.
8. Herausgabe einer Vereinszeitschrift
Viele, vor allem kleinere Vereine, scheuen sich, regelmäßig eine Zeitschrift zu produzieren. Dabei lassen sie sich von den Fragen leiten, wer denn –bitte schön- diese Arbeit überhaupt bewältigen kann, ob sich eine solche Arbeit überhaupt lohnt und ob ein solches Printmedium überhaupt finanzierbar ist.
Einen oder mehrere Interessierte an einem solchen Projekt muss man in der Tat finden. Ist das aber gelungen, erübrigen sich die anderen Fragen. Denn die Herausgabe einer Vereinszeitschrift hat klare Vorteile und muss gar nicht teuer sein. Findet man Werbepartner – und die gibt es meistens- kann eine Vereinszeitschrift sogar Gewinn einbringen.
Der größte Vorteil ist jedoch, dass sich der Verein präsentieren kann! Jeder Verein hat genug vorzuweisen, an Stoff dürfte es also nicht mangeln. Dieser Stoff, gerade im Sportbereich, stößt mit Sicherheit auf reges Interesse in der nahen Umgebung. Die Erfahrung zeigt sogar, dass –je nach dem, wie interessant ein solches Medium gestaltet ist- Vereinsmitglieder, aber auch einfach Sportinteressierte, die Neuausgabe gar nicht abwarten können. Dieser Umstand fördert übrigens die Neugier von potentiellen Werbepartnern.
Eine bessere Werbung für den eigenen Verein kann man sich ebenfalls kaum vorstellen. Man ist und bleibt im Gespräch, die Bürger erfahren häufig erstmals, wie vielfältig und verlockend die Angebote im Sportverein sind, einschließlich des geselligen Aspekts, und, dass es sich lohnt, selbst und mit den Kindern dabei zu sein! Schließlich hat das Ganze dann eine politische Dimension: Der Zugewinn an "Fürsprechern" fördert die Erfolg versprechende Zusammenarbeit mit den kommunalen Gremien, ohne die eine Weiterentwicklung des Vereins kaum möglich ist.
Welches Format?
Über die Größe eines solchen Printmediums kann man sich streiten. DIN A4 hat den Vorteil, dass die Gestaltung (Layout) besser klappt. Da kann sich der kreative Typ so richtig austoben. Eine DIN A5-Broschüre ist wesentlich handlicher, die Verbreitung dieses Formats geht leichter vonstatten. Dieses Format wird gerne da, wo es ausliegt (Geschäfte, Rathaus, Vereinsheim usw.) eben "in die Tasche gesteckt".
Redaktion und Layout
Der Redakteur/Layouter, der des Umgangs mit einem Office-Programm mächtig ist, hat vielfältige Möglichkeiten. Es gibt auch kostengünstige oder sogar kostenlose Computerprogramme, mit denen –nach Eingewöhnung- relativ leicht optisch ansehnliche Zeitschriften zu erstellen sind. Solche Programme, aber auch das einfache Office-Programm, fördern die Kreativität des Gestalters, die eine Zeitschrift erst zu einem echten "Hingucker" macht. Ein solches kostenloses Programm ist z.B."Scribus", das man auch zum Anlegen eigener Alben und Fotobücher nutzen kann.
Ausschließlich Texte in der Zeitschrift sind "Gift", das zum Gähnen führt! Fotos und andere Abbildungen, z.B. passende Cliparts, die man kostenlos im Internet findet oder auch kostengünstig auf CD's erwirbt, sind das "Salz in der Suppe". Man kann solche Fotos/Abbildungen bei der Bearbeitung mit dem PC vom Text "umfließen" lassen oder anderweitig auffällig einarbeiten, z.B. damit Texte wie ein Wasserzeichen "unterlegen".
Der völlig "unbescholtene" Redaktions- und Layout-Neuling kann sich, wenn er nicht alles autodidaktisch erlernen will, entweder durch Kurse weiterbilden, die etwa die Sportverbände anbieten, das Internet befragen oder Bücher und Broschüren zum Thema anschaffen. Nur Mut, es macht Spaß!
Wenn die Vereinszeitschrift am Computer endlich fertig ist, ab damit zum professionellen Drucker, was heutzutage per Mail einfach zu erledigen ist! Ein geeignetes Druckunternehmen findet man durch Preisvergleiche, Ausschreibungen oder auf Empfehlung schnell. Da der Verein ja schließlich regelmäßig sein "Machwerk" herausgibt, kommt man dem Anfrager gern preislich entgegen.
